Päivitetty 16.9.2026. Seloste kuvaa vahvistettuja käytäntöjä sekä erikseen merkittyjä, käyttöön otettavia muutoksia. Palveluntarjoajien tietosiirtojen ja eräiden käsittelyperusteiden selvitys on vielä kesken.
Rekisterinpitäjä ja yhteydenotot
Reeniseppo Oy · Y-tunnus 2928998-7
Paakakatu 2, 90520 Oulu
info@reenis.fi · 08 613 9199
Voit ottaa yhteyttä osoitteeseen info@reenis.fi, kun haluat kysyä henkilötietojesi käsittelystä tai käyttää tietosuojaoikeuksiasi. Älä liitä ensimmäiseen yhteydenottoon henkilötunnusta tai terveystietoja.
Mitä tietoja käsittelemme?
Käsittelemme Reeniksen asiakkaiden, osallistujien, huoltajien ja yhteyshenkilöiden tietoja palvelujen järjestämistä varten. Tietoja saadaan sinulta, osallistujan huoltajalta tai varauksen yhteyshenkilöltä sekä palvelujen käytön yhteydessä.
Tietoja voivat olla:
- nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja laskutustiedot;
- ostokset, maksujen ja varausten tiedot sekä asiakastiliin liittyvät tiedot;
- kurssin tai leirin järjestämiseksi tarpeelliset osallistuja- ja huoltajatiedot;
- asiakaspalveluviestit, palautteet ja markkinointivalinnat;
- kuntosalijäsenyyden voimassaolo sekä ovien avaus- ja käyntitiedot;
- kameravalvonnan kuvatallenteet;
- verkkopalvelun tekniset tiedot, kuten IP-osoite ja selaintiedot.
Tarvittaessa pyydämme allergiatietoja tarjoilujen järjestämiseksi ja lääkärintodistuksia sairauspoissaolojen hyvitysten käsittelemiseksi. Terveystietojen käsittelyyn otetaan käyttöön erillinen nimenomainen suostumus. Tietojen käyttöoikeudet rajataan vain tarjoilua tai hyvitysasiaa hoitaville työntekijöille. Nämä ovat päätettyjä muutoksia, joiden käytännön toteutus on vielä tarkistettava. Aiemmin kerättyjen tietojen käsittelyperuste arvioidaan erikseen.
Mihin tietoja käytetään?
Ostokset ja palvelut. Käytämme tietoja tilausten, varausten, kurssien, leirien, jäsenyyksien ja niihin liittyvän asiakaspalvelun hoitamiseen. Sopimusosapuolen tietojen käsittely perustuu sopimuksen toteuttamiseen tai tämän pyytämiin sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin. Muiden osallistujien, kuten lasten, tietojen käsittelyperuste arvioidaan erikseen palvelun järjestämisen kannalta.
Laskutus ja kirjanpito. Käsittelemme tietoja laskutusta ja lakisääteisten velvoitteiden hoitamista varten. Lakisääteiseen kirjanpitoon tarvittavien tietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen.
Palaute ja palvelun kehittäminen. Käytämme palautetta asiakaspalveluun ja toiminnan parantamiseen. Palautteen voi antaa ilman yhteystietoja. Jos toivot vastausta, tarvitsemme yhteystietosi. Palautteen käsittelyn oikeutetun edun arviointi dokumentoidaan osana tietosuojakäytäntöjen päivitystä.
Markkinointi. Lähetämme Mailchimpillä tietoa tulevista kursseista ja leireistä aikuisille asiakkaille ja huoltajille. Asiakkuuteen perustuva markkinointi rajataan Reeniksen omiin vastaaviin kursseihin ja leireihin. Ostovaiheeseen lisätään mahdollisuus kieltää markkinointi. Jokaisessa markkinointiviestissä on toimiva poistumislinkki. Olemassa olevien vastaanottajien osalta on vielä tarkistettava, täyttyivätkö markkinoinnin edellytykset tietoja kerättäessä; uusi kieltoruutu ei korjaa aiempaa puutetta takautuvasti. Mailchimpin avaus- ja klikkaustietoja hyödynnetään satunnaisesti; automaattisen keräämisen laajuus tarkistetaan asetuksista. Voit milloin tahansa vastustaa tietojesi käyttöä suoramarkkinointiin ottamalla yhteyttä info@reenis.fi. Markkinointikielto ei estä omaa tilaustasi tai kurssiasi koskevien välttämättömien palveluviestien lähettämistä.
Kuntosalin kulunvalvonta
Käytämme Gym Keeperiä jäsenyyksien ja kulkuoikeuksien hallintaan. Järjestelmään välitetään nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja jäsenyyden voimassaolo. Järjestelmään tallentuu myös ovien avaus- tai käyntihistoria.
Reenis päättää jäsentietojen käsittelyn tarkoituksista. Gymkeeper Oy käsittelee niitä Reeniksen puolesta ja ohjeiden mukaan. Kulkuhistoriaa käytetään kulkuongelmien selvittämiseen, turvallisuuteen ja käyntimäärien seurantaan. Henkilökohtaisten ovenavaus- ja käyntitietojen tavoitesäilytysajaksi on päätetty 12 kuukautta tapahtumasta. Poistokäytäntö otetaan erikseen käyttöön; nykyisin tiedot eivät poistu automaattisesti.
Kameravalvonta
Reeniksen liikuntatiloissa, kassalla ja sisäänkäynneillä on tallentava kameravalvonta. Valvonnan tarkoituksena on asiakkaiden ja henkilökunnan turvallisuuden varmistaminen sekä varkauksien ja vahinkojen selvittäminen. Kamerat tallentavat kuvaa, eivät ääntä.
Tallenteiden säilytysaika on 30 päivää. Katseluoikeudet on päätetty rajata nimetyille vastuuhenkilöille turvallisuus-, vahinko- ja väärinkäytöstilanteiden selvittämiseksi. Rajauksen toteutus ja oikeutetun edun arviointi tarkistetaan osana tietosuojakäytäntöjen päivitystä.
Palveluntarjoajat ja tietojen vastaanottajat
Reenis hoitaa verkkosivuston käytännön ylläpidon itse. Käytämme toiminnassamme seuraavia palveluntarjoajia:
| Palvelu | Käyttötarkoitus |
|---|---|
| Hostingpalvelu | Verkkosivuston palvelintila ja sähköpostipalvelut |
| Google Workspace | Sähköposti ja työskentelyvälineet, kuten Google Sheets |
| Mailchimp | Uutiskirjeet ja markkinointiviestit |
| Gym Keeper | Jäsenyyksien ja kulkuoikeuksien hallinta |
| Tilitekno | Kirjanpito: laskutusasiakkaiden laskutustiedot, muusta myynnistä yhteenvedot |
Verkkokaupan toimitusehdoissa maksupalveluntarjoajaksi on ilmoitettu Paytrail. Maksupalvelujen ajantasainen kokonaisuus tarkistetaan osana tietosuojakäytäntöjen päivitystä. Maksupalveluntarjoajat voivat käsitellä tietoja myös omien lakisääteisten velvoitteidensa perusteella.
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, kun laki sitä edellyttää. Palveluntarjoajien käsittelyroolit, käsittelysopimukset ja mahdolliset EU-/ETA-alueen ulkopuoliset siirrot sekä niiden suojatoimet vahvistetaan palvelukohtaisesti osana tietosuojakäytäntöjen päivitystä.
Evästeet ja ulkoiset palvelut
Sivustolla käytetään CookieYes-evästeasetuksia, YouTube-videoita ja Googlen reCAPTCHA-palvelua. Voit avata evästeasetukset sivuston alapalkista ja tarkastella tai muuttaa valintojasi.
Evästeiden, analytiikan ja muiden seurantatoimintojen lopullinen kuvaus sovitetaan sivuston varmennettuun toimintaan. Pelkkä evästevalinnan muuttaminen ei poista aiemmin lainmukaisesti käsiteltyjä tietoja.
Kuinka kauan tietoja säilytetään?
Vahvistetut säilytyskäytännöt:
- Lääkärintodistukset: poistetaan heti, kun niitä ei enää tarvita hyvitysasian käsittelemiseksi.
- Allergiatiedot: poistetaan viimeistään vuoden kuluessa tapahtuman tai tarjoilun päättymisestä. Tietojen tarpeellisuutta arvioidaan käyttötarkoituksen mukaan; enimmäisaika ei itsessään oikeuta tarpeettomien tietojen säilyttämiseen.
- Kameratallenteet: 30 päivää.
- Erikseen tilattu uutiskirje: vastaanottaja poistetaan aktiiviselta markkinointilistalta tilauksen peruuttamisen yhteydessä. Markkinointikiellosta säilytetään sen noudattamiseksi tarpeellinen tieto.
Seuraavat säilytysajat on päätetty ottaa käyttöön, mutta poistamisen toteutus on vielä varmistettava:
| Tietoryhmä | Päätetty tavoitesäilytysaika |
|---|---|
| Osto-, laskutus- ja kirjanpitotiedot | 10 vuotta tapahtumaan liittyvän tilikauden päättymisestä; tietoryhmäkohtainen tarpeellisuus ja lakisääteiset velvoitteet tarkistetaan. Ei koske tilausten terveystietoja. |
| Gym Keeperin henkilökohtaiset ovenavaus- ja käyntitiedot | 12 kuukautta tapahtumasta |
| Tavalliset asiakaspalveluviestit ja palautteet | 2 vuotta asian päättymisestä; terveystiedoilla omat lyhyemmät ajat |
| Asiakkuuteen perustuva markkinointilista | 2 vuotta viimeisestä ostoksesta tai aikaisempaan markkinointikieltoon saakka; erillinen uutiskirjetilaus käsitellään erikseen |
Asiakastilien ja muiden osallistujatietojen säilytys sekä varmuuskopioiden poistokierto on vielä määritettävä. Kirjanpidon säilytysvelvollisuus ei sellaisenaan oikeuta säilyttämään kaikkia asiakastietoja.
Oikeutesi
Sinulla on tietosuoja-asetuksen edellytysten mukaisesti oikeus:
- saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä ja pääsy omiin tietoihisi;
- pyytää virheellisten tietojen korjaamista;
- pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista;
- vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella;
- vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa;
- peruuttaa suostumuksesi silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen;
- saada itse antamasi tiedot siirrettävässä muodossa, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen ja tapahtuu automaattisesti;
- tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle: tietosuoja.fi.
Oikeuksien soveltuminen riippuu käsittelystä. Esimerkiksi lakisääteisesti säilytettävää aineistoa ei voida poistaa ennen säilytysvelvoitteen päättymistä. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta sitä edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Lähetä pyyntö osoitteeseen info@reenis.fi. Vastaamme ilman aiheetonta viivytystä, lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa. Monimutkaisen pyynnön tai pyyntöjen suuren määrän vuoksi aikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella. Ilmoitamme jatkamisesta ja sen syystä ensimmäisen kuukauden aikana.
Pyynnöt ovat lähtökohtaisesti maksuttomia. Ilmeisen perusteettomiin tai kohtuuttomiin pyyntöihin voidaan soveltaa tietosuoja-asetuksen mukaisia poikkeuksia. Henkilöllisyys varmistetaan tarvittaessa oikeasuhtaisella tavalla.
Selosteen päivittäminen
Seloste päivitetään henkilötietojen käsittelyn muuttuessa. Olennaisista muutoksista tiedotetaan niiden edellyttämällä tavalla. Seloste kertoo henkilötietojen käsittelystä; sen lukeminen tai palvelun käyttäminen ei itsessään merkitse suostumusta kaikkeen käsittelyyn.